Telefon 22 873 11 00

Email Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

mask

PRAWO PRACY w 2020 r.

  • Data: 23-24.03.2020 r. 
  • Temat: PRAWO PRACY w 2020 r. - Obowiązki pracodawcy w zakresie dokumentacji pracowniczej, świadectw pracy, ZFŚS oraz Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK)
  • Wykładowca: Ekspert z wieloletnim doświadczeniem w MRPiPS
  • Cena: 750 zł netto/os. (tj. 922,50 zł brutto)
  • Miejsce: Warszawa Centrum
  • W cenie szkolenia: materiały szkoleniowe, materiały piśmienne, całodzienne przerwy kawowe, lunch, certyfikat uczestnictwa w szkoleniu
  • Godzina rozpoczęcia: 9:00 
  • Godzina zakończenia: 15:00

 

Szczegóły programu

Obowiązki pracodawcy w zakresie

dokumentacji pracowniczej, świadectw pracy, ZFŚS oraz

Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK).

 

  1. DOKUMENTACJA PRACOWNICZA – NOWE ROZPORZĄDZENIE

  • Dokumentacja pracownicza – nowy katalog.

  • Dokumenty nie stanowiące dokumentacji pracowniczej.

  • Obowiązek indywidualnego prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

  • Dokumentacja kadrowa, która może mieć zbiorczy charakter.

  • Obowiązek poświadczania przez kadry „za zgodność z przedłożonym dokumentem”.

 

  1. AKTA OSOBOWE PRACOWNIKA

  • Podział akt osobowych na 4 części (A-D).

  • Prawidłowe gromadzenie otwartych katalogów dokumentów:

  • Część A – m. in. zasady jej prowadzenia przy ponownym zatrudnienia tego samego pracownika. Możliwość kopiowania dokumentów do nowych aktach osobowych prowadzonych przez tego samego pracodawcę;

  • Część B – w tym dokumenty z zakresu czasu pracy, niepełnosprawności, rodzicielstwa, płac oraz dotyczące zajęć komorniczych i zgody na dobrowolne potrącenia;

  • Część C – dokumenty i oświadczenia związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy;

  • Część D –obowiązek tworzenia tej części dla pozostających w zatrudnieniu pracowników. Nowe zasady przechowywania i usuwania dokumentów dotyczących kar porządkowych – stanowisko MRPiPS.

  • Regulacje przejściowe – zasady zastosowania nowych obowiązków do dotychczas prowadzonej dokumentacji.

  • Możliwość tworzenia i przechowywania dokumentów w częściach powiązanych ze sobą tematycznie (B1, B2, C1, C2).

  • Wymóg sporządzania wykazu i gromadzenia dokumentów w porządku chronologicznym. Prawidłowe numerowanie dokumentów z kolejnych umów w jednych aktach osobowych.

  • Ponowne zatrudnienie tego samego pracownika – warunki kontynuowania wcześniejszych akt osobowych.

  • Przypadki obowiązkowego założenia nowych akt nawet przy ciągłości zatrudnienia w oparciu o kolejne umowy.

  • Badania profilaktyczne – prawidłowe przechowywanie orzeczeń i skierowań.

  • Badania lekarskie pracowników kierujących pojazdami dla celów służbowych.

  • Odpisy aktów stanu cywilnego – wymagane prawem oraz przy tzw. urlopach okolicznościowych.

  • Konieczność dokonywania bieżących przeglądów akt osobowych – aktualna wykładnia.

  • Kwestionariusz osobowy czy oświadczenie dotyczące danych osobowych – prawidłowa praktyka.

     

3. ZASADY TWORZENIA POZOSTAŁEJ DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ DOTYCZĄCEJ: czasu pracy, urlopów wypoczynkowych i rodzicielskich, karty wynagrodzeń.

  • Zamknięty katalog dokumentów.
  • Możliwość oddzielnego lub łącznego tworzenia i przechowywania tej dokumentacji.
  • Wymóg indywidualnego prowadzenia.
  • Wymiar i rozliczanie czasu pracy w 2020 r. w tym dokumenty dotyczące ewidencji oraz „podpinane do karty”.
  • Gdzie i przez jak długo należy przechowywać listy obecności i harmonogramy czasu pracy?
  • Jak często należy drukować karty ewidencji czasu pracy?
  • Urlop wypoczynkowy w 2020 r. – najnowsza wykładnia dot. urlopu na żądanie i urlopu zaległego.
  • Plan urlopów – gdzie i przez jak długo należy przechowywać?
  • Dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego.
  • Karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń.
  • Wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

 

4. OKRES PRZECHOWYWANIA DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ ORAZ ZASADY USUWANIA DOKUMENTÓW I DANYCH

  • Zasady prawidłowego ustalenia okresu przechowywania – 50 lub 10 lat.
  • Prawidłowy okres przechowywania akt osobowych i pozostałej dokumentacji pracowniczej – w zależności od daty nawiązania stosunku pracy.
  • 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej – umowy do których mają zastosowanie nowe przepisy.
  • Możliwość skrócenia okresu przechowywania z 50 do 10 lat – wymagane przez ZUS dokumenty ZUS OSW i ZUS RIA.
  • Dokumentacja nadal przechowywana obowiązkowo przez 50 lat.
  • Zasady usuwania dokumentów i danych po zakończeniu okresu ich przechowywania – wykładnia UODO.
  • Obowiązek pracodawcy zniszczenia dokumentacji w przypadku jej nieodebrania – zasady postępowania.

 

5.OBOWIĄZKI INFORMACYJNE PRACODAWCY DOTYCZĄCE OKRESU PRZECHOWYWANIA DOKUMENTACJI

  • Obowiązek wydania wraz ze świadectwem pracy informacji o:
  • Okresie przechowywania;
  • Możliwości odbioru po upływie okresu przechowywania;
  • Zniszczeniu dokumentacji w przypadku jej nieodebrania.

 

6.MOŻLIWOŚĆ ZMIANY POSTACI PROWADZENIA DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ – PAPIEROWA lub ELEKTRONICZA.

  • Dopuszczalność prowadzenia części dokumentacji w postaci elektronicznej a części w postaci papierowej –stanowisko MRPiPS.
  • Jak dołączyć papierowy dokument do dokumentacji elektronicznej – dopuszczalność i zasady postępowania.
  • Wymóg posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej do prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej.
  • Prawidłowe zawiadomienie aktualnych i byłych pracowników o możliwości odbioru dokumentacji w formie papierowej.
  • Możliwość zniszczenia dokumentacji w przypadku braku jej odbioru.

 

7.NOWY OBOWIĄZEK PRACODAWCY – WYDANIE KOPII CAŁOŚCI LUB CZĘŚCI DOKUMENTACJI NA ŻĄDANIE PRACOWNIKA/BYŁEGO PRACOWNIKA LUB OSOBY DO TEGO UPRAWNIONEJ

  • Obowiązek wydania kopii papierowej, wydruku bądź kopii elektronicznej całości/części dokumentacji pracowniczej.
  • Wielokrotne wnioski pracownika – dopuszczalne ograniczenia dokonywane przez pracodawcę.

 

8.WARUNKI PRZECHOWYWANIA DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ – NOWE WYMAGANIA

  • Dokumentacja przechowywana w formie papierowej – wymogi dotyczące jej zabezpieczenia przez zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą – najnowsza wykładnia MRPiPS oraz PIP.
  • Dokumentacja w postaci elektronicznej – konieczność wprowadzenia procedur tworzenia kopii zapasowych, nanoszenia metadanych, przenoszenia między systemami – najnowsza wykładnia Ministerstwa Cyfryzacji.
  • Sankcje za nieprawidłowe przechowywanie dokumentacji pracowniczej – nowe wykroczenie i grzywna.

 

9. ŚWIADECTWO PRACY PO ZMIANACH

  • Nowy wzór świadectwa pracy w tym zmiana treści pouczenia.
  • Dzień wydania świadectwa pracy – nowy termin.
  • Niewydanie w terminie świadectwa pracy – nowe wykroczenie karane grzywną.
  • Imiona rodziców bezpodstawnie wskazane w świadectwie pracy i w kwestionariuszu osobowym pracownika – prawidłowe postępowanie pracodawcy.
  • Nowe zasady wydawania kopii a nie odpisu świadectwa pracy.
  • Sprostowanie świadectwa pracy – nowe zasady dopuszczalności oraz terminy na złożenie wniosku.
  • Uprawnienia pracownika w przypadku niewydania mu świadectwa pracy – prawomocny wyrok zastępujący świadectwo pracy.
  • Świadectwo pracy w aktach osobowych –zasady gromadzenia kopii tego dokumentu w części A oraz w części B.

 

10. RODO W DZIALE KADR I NOWE WYMOGI DOTYCZĄCE DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ

  • Katalog danych, których pracodawca może żądać od kandydata i od pracownika.
  • Dopuszczalność pobierania danych od kandydatów i kopiowania dokumentów dotyczących:
  • Wykształcenia;
  • Kwalifikacji zawodowych;
  • Przebiegu dotychczasowego zatrudnienia;
  • Miejsca zamieszkania.
  • Zasady postępowania z dokumentacją kandydatów, którzy:
  • zostali zatrudnieni (nr telefonu, adres email);
  • nie zostali zatrudnieni;
  • nadesłali aplikację pomimo braku rekrutacji.
  • RODO w kierowaniu na badania wstępne i szkolenie BHP.
  • Wykorzystywanie danych osobowych kandydatów dla celów kolejnych rekrutacji – niezbędna zgoda kandydata.
  • Obowiązki informacyjne pracodawcy wobec kandydatów do pracy – art. 13 RODO.
  • Zgoda kandydata lub pracownika na pobieranie innych danych. Kategorie danych, których nie można przetwarzać nawet za zgodą.
  • Pobieranie i przetwarzanie danych dot. karalności.
  • Badanie trzeźwości pracownika zgodne z RODO jako forma monitorowania pracy.
  • Zasady dopuszczania przez pracodawcę osób do przetwarzania danych. Obowiązkowe zobowiązanie do zachowania tajemnicy.
  • Dopuszczalność kopiowania dowodu osobistego i prawa jazdy pracownika.
  • Zasady przetwarzania danych osoby wskazanej, którą należy zawiadomić w razie wypadku.

 

11. NIEPEŁNOSPRAWNY KANDYDAT DO PRACY I PRACOWNIK – PRAWIDŁOWE POZYSKIWANIE, PRZETWARZANIE I PRZECHOWYWANIE DANYCH.

 

  • ZAKŁADOWY FUNDUSZ ŚWIADCZEŃ SOCJALNYCH
  • Zasada minimalizacji danych i ich adekwatności do celu w jaki zostają pobrane.
  • Udostępnianie danych w formie oświadczenia pracownika.
  • Przetwarzanie danych wrażliwych np. orzeczeń lekarskich – zasady postępowania.
  • Okres przechowywania.
  • Obowiązek przeglądu dokumentacji.

 

 

12. MONITORING WIZYJNY, POCZTY SŁUŻBOWEJ, SAMOCHODU SŁUŻBOWEGO – zasady wprowadzenia i stosowania.

  • Prawidłowe wprowadzenie regulacji wewnętrznych w tym zakresie.
  • Wykaz pomieszczeń, które nie mogą zostać objęte monitoringiem. Wyjątkowa możliwość ich monitorowania.
  • Przykładowe zapisy w regulaminie pracy.
  • Wymóg poinformowani pracownika – potwierdzenie w cześć B akt osobowych.
  • Obowiązek zamieszczenia odpowiedniej informacji pisemnej oraz zastosowania oznaczeń.

 

13.PRACOWNICZE PLANY KAPITAŁOWE:

TWORZENIE PPK – ustawowe obowiązki:

Podmiot zatrudniający na którym ciąży obowiązek tworzenia PPK – pracodawca, nakładca, rolnicze spółdzielnie produkcyjne lub spółdzielnie kółek rolniczych, zleceniodawca, podmiot, w którym działa rada nadzorcza.

Podmioty wyłączone z obowiązku tworzenia PPK:

Mikroprzedsiębiorcy;

Podmioty prowadzące PPE (Pracowniczy Program Emerytalny).

Osoby zatrudnione w rozumieniu ustawy o PPK.

Termin powstania obowiązku tworzenia PPK – kryterium i sposób ustalenia liczby osób zatrudnionych.

Obowiązek podmiotu zatrudniającego zawarcia umów o:

Zarządzanie PPK (w postaci elektronicznej);

Prowadzenie PPK.

Obowiązek wyboru instytucji finansowej w porozumieniu z zakładową organizacją związkową a w przypadku jej braku – reprezentacją osób zatrudnionych.

Kryterium wieku osoby zatrudnionej decydujące o jej włączeniu do PPK:

Osoba ukończyła18 lat – a przed ukończeniem 55 roku życia;

Osoba ukończyła 55 lat – a przed ukończeniem 70 roku życia;

Osoba ukończyła 70. rok życia.

Wpłaty do PPK podstawowe i dodatkowe finansowane przez:

podmiot zatrudniający – 1,5% i 2,5% – łącznie do 4% wynagrodzenia;

uczestnika PPK – 2% i 2% – łącznie do 4% wynagrodzenia;

uczestnika PPK – możliwość dokonywania wpłaty w obniżonej wysokości – min. 0,5% wynagrodzenia.

Wypłaty dokonywane z Funduszu Pracy – powitalna i dopłata roczna.

Zasady wypłaty środków zgromadzonych w PPK:

Przed 60 rokiem życia:

na cele mieszkaniowe, na pokrycie wkładu własnego – podlegają obowiązkowi zwrotu;

w przypadku poważnego zachorowania (uczestnika PPK, jego małżonka lub dziecka) – maksymalnie 25% środków jednorazowo lub w ratach.

Po ukończeniu 60. roku życia:

wniosek o wypłatę środków: 25% jednorazowo i 75% w co najmniej 120 - miesięcznych ratach;

możliwa jednorazowa wypłata całości środków bądź ich wypłata przez mniejszą liczbę rat – naliczany podatek;

możliwość wypłaty w formie świadczenia małżeńskiego.

 

POZOSTAŁE ZMIANY W ZAKRESIE

Minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2020 r.

MOBBING I DYSKRYMINACJA – NOWE OBOWIĄZKI KADROWE

Nowe roszczenie pracownika o odszkodowanie gdy nie rozwiązał on z z powodu mobbingu umowy o pracę;

Zakaz dyskryminacji i nierównego traktowania z jakichkolwiek przyczyn (otwarty katalog kryteriów dyskryminujących);

 

Obowiązek dalszego zatrudnienia bezprawnie zwolnionego pracownika do czasu prawomocnego zakończenia postępowania – nowe regulacje. 

  • Nieprawidłowe dane
    Nieprawidłowe dane
biały napis na niebieskim, tle "NEWSLETTER"

W naszym Serwisie używamy plików cookies. Korzystając dalej z Serwisu, wyrażasz zgodę na stosowanie plików cookies zgodnie z Polityką prywatności. Wyrażenie zgody jest dobrowolne, w każdej chwili można ją cofnąć poprzez zmianę ustawień dotyczących plików „cookies” w używanej przeglądarce internetowej. Kliknij „Akceptuję”, aby ta informacja nie wyświetlała się więcej.