Dokumentacja pracownicza w nowej rzeczywistości - zasady poprawnego gromadzenia i przechowywania dokumentów
- Data: 15.06.2020
- Temat: Dokumentacja pracownicza w nowej rzeczywistości - zasady poprawnego gromadzenia i przechowywania dokumentów
- Cena: 250 zł netto (307,50 zł brutto)
- Miejsce: ------
- Wykładowca: Monika Frączek
- W cenie: Materiały szkoleniowe oraz certyfikat potwierdzający uczestnictwo w formie elektronicznej
Szkolenie potrwa 4 godz., W czasie szkolenia będzie możliwość zadawania pytań prowadzącemu. Szkolenie rozpocznie się o godzinie 9:00-13:00 (przerwa 10:45-11:15)
Bez konieczności instalowania jakiegokolwiek oprogramowania. (Po dokonaniu płatności wyślemy do Państwa na wskazany adres mailowy link, po kliknięciu, którego od razu połączycie się Państwo z właściwym „pokojem” szkoleniowym).
W obecnej sytuacji okazało się, że praktyczniejsze jest tworzenie dokumentów elektronicznych (poczta nie awizuje przesyłek, kurierzy nie pobierają pokwitowania, trudno jest dokument papierowy dostarczyć i odebrać). Do dokumentacji papierowej ciężko jest zajrzeć w trakcie pracy zdalnej. Mimo, że dokumentacja pracownicza w wielu przypadkach jest papierowa (zwłaszcza akta osobowe), to część dokumentów można wysyłać i otrzymywać elektronicznie. W trakcie webinarium dowiecie się Państwo, które dokumenty wytworzone elektronicznie można od razu mieścić w dokumentacji pracowniczej w takiej wersji, a które trzeba potwierdzić na piśmie? Jak poprawnie podpisywać elektroniczne oświadczenia woli pracodawcy, żeby nie mieć sprawy w sądzie pracy? Gdzie umieszczać nowe dokumenty np. potwierdzenia zapoznania się z procedurami związanymi z powrotem do pracy, oświadczenia o liczbie osób bez dochodu na utrzymaniu pracownika w celu podwyższenia kwoty wolnej od potrąceń, nowe dokumenty dotyczące pracy zdalnej (Tarcza 4.0) itp. Zapraszamy na praktyczne spotkanie.
1. Które dokumenty tworzone przez pracodawcę i pracownika muszą – zgodnie z przepisami – być sporządzone na piśmie, a które nie wymagają takiej formy?
2. Jaki podpis to kwalifikowany podpis elektroniczny?
3. Jak się prowadzi dokumentację badań profilaktycznych, w tym:
• jak długo można posługiwać się dotychczasowymi badaniami profilaktycznymi?
• kiedy trzeba wypisać nowe skierowania na badania okresowe i psychologiczne?
• jak postąpić ze skierowaniami na badania okresowe wypisanymi zgodnie ze stanowiskiem PIP sprzed zmiany przepisów?
• jak postąpić z badaniami od poprzedniego pracodawcy w razie przyjęcia nowego pracownika bez badań wstępnych? Czy gromadzić oryginały czy kopie?
• co zrobić z orzeczeniem dotyczącym badania wstępnego lub kontrolnego wydanego w ramach e-wizyty oraz wydanego przez innego lekarza niż lekarz medycyny pracy?
• do kiedy są zawieszone (ograniczone) szkolenia bhp?
4. Czy można mierzyć temperaturę i robić wywiad dotyczący samopoczucia pracownika pracującego stacjonarnie? Kto może przetwarzać takie dane?
5. Czy należy robić ankiety przed powrotem pracowników do pracy stacjonarnej i gdzie je gromadzić?
6. Jak prowadzić dokumentację pracowniczą dotyczącą urlopów wypoczynkowych?
7. Czy można pytać o miejsce spędzania urlopu lub nakazać spędzenie urlopu w konkretnym miejscu?
8. Na jakich zasadach można zachować prywatny adres e-mail nowego pracownika?
9. Jakie są zasady przechowywania dokumentów dotyczących zajęć komorniczych oraz dobrowolnych potraceń z wynagrodzenia?
• Jakie oświadczenia powinien złożyć pracownik, któremu przysługuje podwyższenie kwoty wolnej od potraceń i jakimi dokumentami powinien to udowodnić? Gdzie powinny być przechowywane?
• Jaki dokument w tej sprawie powinien przygotować pracodawca?
• Gdzie się przechowuje nowe dokumenty związane z wykonywaniem obowiązków w ramach pracy zdalnej?
10. Jak się dokumentuje zmiany warunków zatrudnienia, zwolnienie pracownika, doręczenie mu świadectwa pracy (które dokumenty muszą być pisemne, a które mogą być elektroniczne)?
11. Jak prawidłowo udokumentować złożenie oświadczenia woli pracodawcy w postaci elektronicznej?
12. Jak dołączać dokumenty papierowe do dokumentacji elektronicznej i dokumenty elektroniczne do dokumentacji papierowej?
13. Jakich dokumentów nie przechowuje się w dokumentacji pracowniczej, w tym:
• jak zbierać, gdzie i ile czasu przechowywać dokumentację zfśs?
• w jakim miejscu i ile czasu powinno się przechowywać dokumenty dotyczące zasiłków opiekuńczych i korzystania z kwarantanny?
• jakie dokumenty związane z ubieganiem się o dofinansowanie do wynagrodzeń należało zgromadzić i gdzie je przechowywać?
• gdzie przechowywać pokwitowanie przekazania pracownikom informacji o przetwarzaniu ich danych przez WUP lub PUP?
• jakie dokumenty dotyczące sytuacji pracownika trzeba tworzyć w wyniku korzystania z dofinansowania i jak je przechowywać do WUP lub PUP?
