Audyt dokumentacji pracowniczej: jak poprawnie sporządzić wymagane dokumenty i w jakich zbiorach dokumentacji je gromadzić (przegląd stanowisk, pomocnicze wzory dokumentów)

Temat: Audyt dokumentacji pracowniczej: jak poprawnie sporządzić wymagane dokumenty i w jakich zbiorach dokumentacji je gromadzić (przegląd stanowisk, pomocnicze wzory dokumentów)
Data: 17.06.2021
Godzina: w sumie 6h szkolenia
Cena: Szkolenie online: 350 zł netto (430,50 zł brutto) / Warszawa: 490 zł netto (602,70 zł brutto)
Miejsce: On-line / Warszawa
Wykładowca: Monika Frączek
W cenie: Materiały szkoleniowe oraz certyfikat potwierdzający uczestnictwo w formie elektronicznej

Szkolenie potrwa 6 godz. W czasie szkolenia będzie możliwość zadawania pytań prowadzącemu. Szkolenie rozpocznie się o godzinie 9:00-15:00.

Bez konieczności instalowania jakiegokolwiek oprogramowania. (Po dokonaniu płatności wyślemy do Państwa na wskazany adres mailowy link, po kliknięciu, którego od razu połączycie się Państwo z właściwym „pokojem” szkoleniowym).

Jak poprawnie sporządzić i pobrać dokumenty, które gromadzi się w aktach osobowych, w szczególności:
- Które dokumenty muszą być utworzone w formie pisemnej? Od czego to zależy? (stanowiska ekspertów)
Kto może mieć dostęp do danych i dokumentów gromadzonych w dokumentacji pracowniczej?
- Kto powinien mieć i jakie upoważnienie do przetwarzania danych osobowych (przykładowy wzór upoważnienia)?
Jak się układa dokumenty w aktach osobowych?
- Czy koniecznie trzeba je układać w porządku chronologicznym i co to znaczy?
- Czy akta muszą mieć wykaz zgromadzonych w nich dokumentów?
- Czy dokumenty przedkładane pracodawcy do akt to muszą być oryginały?
Jakie dokumenty gromadzi się w części A akt osobowych?
- Jakie dane powinien zawierać kwestionariusz osobowy/oświadczenie o danych osoby ubiegającej się o zatrudnienie (omówienie praktycznego wzoru kwestionariusza)?
- Czy można nie mieć kwestionariusza osobowego/oświadczenia o danych osobowych osoby ubiegającej się o zatrudnienie? Czy w części A akt osobowych można przechowywać CV, przekazane przez nowego pracownika na etapie rekrutacji? Jeżeli tak, to na jakich warunkach? (omówienie przykładowej klauzuli o zgodzie na przetwarzanie danych z CV),
- Czy w części A akt osobowych trzeba przechowywać potwierdzenie spełnienia obowiązku z art. 13 RODO? (omówienie przykładowych wersji informacji na podstawie art. 13 RODO)
- W jakiej sytuacji przechowuje się w części A akt osobowych kopie dyplomów, kopie świadectw pracy oraz dokumentów potwierdzających konkretne kwalifikacje zawodowe?
- Jakie dokumenty i na jakich zasadach gromadzi się w części A akt osobowych w związku z wstępnymi badaniami profilaktycznymi? Czy skierowania i orzeczenia o zdolności do pracy od innego pracodawcy to mają być oryginały czy kopie (stanowisko MRPiPS),
- Czy w części A akt osobowych można przechowywać dokumenty pracownika – cudzoziemca? (stanowisko UODO)
- Jakie jeszcze inne dokumenty powinno się przechowywać w części A akt osobowych, a jakich lepiej w niej nie gromadzić w związku z zasadą minimalizacji danych?
Jakie dokumenty gromadzi się w części B akt osobowych? w tym:
- Jakie dane osobowe powinien zawierać kwestionariusz osobowy/oświadczenie o danych pracownika? Dlaczego warto podzielić go na dwie części? Jakie informacje i oświadczenia powinna mieć druga część takiego kwestionariusza? (omówienie praktycznego wzoru kwestionariusza osobowego pracownika),
- Czy w kwestionariuszu można pobierać daną o adresie urzędu skarbowego pracownika?
- Czy trzeba pozyskiwać i przetwarzać dodatkowe dane od osoby zawiadamianej w razie wypadku? Czy trzeba w tym celu tworzyć nowy dokument? (omówienie praktycznego formularza dla osoby zawiadamianej w razie wypadku),
- Czy w części B akt osobowych koniecznie powinna być przechowywana dana o numerze rachunku płatniczego pracownika?
- Jakie dokumenty trzeba utworzyć na dane przekazywane do ZUS-u oraz na dane płacowo – podatkowe? Czy takie dokumenty można trzymać w części B akt osobowych?
- Czy w części B akt osobowych można gromadzić dokumenty związane ze służbą wojskową pracownika? (wykładnia UODO),
- Czy w części B akt osobowych można przechowywać orzeczenie o stopniu niepełnosprawności? (stanowisko UODO),
- Jakie dane należy wpisać w umowie o pracę? Czy można wpisać imię i nazwisko osoby zastępowanej w umowie na zastępstwo? (stanowisko MRPiPS oraz UODO; omówienie praktycznego wzoru umowy o pracę na przykładzie umowy na zastępstwo),
- Czy w części B akt osobowych trzeba przechowywać potwierdzenie spełnienia obowiązku z art. 13 RODO? (omówienie praktycznego wzoru informacji z art. 13 RODO dla pracownika, ze szczególnym uwzględnieniem informacji o okresie przetwarzania jego danych osobowych oraz aktualizacją ze względu na przetracanie danych w okresie epidemii Covid-19),
- Jakie inne potwierdzenia należy przechowywać w części B akt osobowych pracownika?
- W jakim przypadku pracownicy powinni mieć przechowywane w części B akt osobowych kopie dyplomów ukończenia szkół i kopie świadectw pracy od poprzedniego pracodawcy?
- Jakie dokumenty gromadzi się w części B akt osobowych zgodnie z postanowieniami rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej?
- Jak powinno brzmieć i kiedy powinno być pozyskiwane do akt osobowych oświadczenie z art. 1891 Kodeksu pracy? Jakich informacji się w nim nie wpisuje? (omówienie praktycznego wzoru tego dokumentu),
- Jakie dokumenty gromadzi się w związku z badaniami okresowymi?
- Jakie dokumenty gromadzi się w części B akt osobowych zgodnie z wykładnią? (stanowiska MRPiPS oraz UODO),
- Jakie jeszcze dokumenty związane z ustaleniem stażu pracy pracownika lub związane z korzystaniem ze szczególnych uprawnień ze stosunku pracy można gromadzić w części B akt osobowych? (przykładowy wykaz)
- Jakie dokumenty dotyczące pracy zdalnej gromadzi się w części B akt osobowych? (omówienie praktycznych wzorów przydatnych dokumentów i oświadczeń),
Jakie dokumenty gromadzi się w części C akt osobowych? W szczególności:
- Czy wymienione w rozporządzeniu sprawie dokumentacji pracowniczej dokumenty to wszystkie wymagane, czy trzeba lub można gromadzić jeszcze inne dokumenty, a jeśli tak to jakie?
- Czy do każdego świadectwa pracy musi być sporządzana dodatkowa informacja dotycząca dokumentacji pracowniczej? (omówienie praktycznego wzoru takiej informacji),
- Ile w praktyce może być dokumentów dotyczących świadectwa pracy zgromadzonych w części C akt osobowych? (omówienie przykładowych dokumentów tworzonych m.in. w związku z obowiązkiem sprostowania świadectwa pracy),
Jakie są zasady gromadzenia w części D akt osobowych dokumentów dotyczących kar porządkowych?
- Ile ich może być i jak powinny być układane?
- Ile czasu dokumenty muszą być trzymane w tej części akt osobowych i jak się je poprawnie usuwa?
- Czy trzeba przenumerowywać podczyści w części D akt osobowych w związku z usunięciem kary porządkowej? (stanowisko PIP),
Jakie dokumenty gromadzi się w poszczególnych zbiorach pozostałej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej i z wykładnią? w tym:
- Jakie dokumenty gromadzi się w dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy? (Jakich dokumentów nie można w niej umieszczać? – stanowisko Ministerstwa Pracy)
- Jakie dokumenty gromadzi się w związku z korzystaniem z urlopów wypoczynkowych? (czy można trzymać z nimi jeszcze jakieś inne dokumenty? Czy w tym samym miejscu przechowuje się dokumenty dotyczące dodatkowych urlopów wypoczynkowych np. z tytułu niepełnosprawności),
- Jakie dokumenty można trzymać w dokumentacji pracowniczej razem z listą płac?
Jaki jest zakres dokumentów gromadzonych w „starej” i nowej dokumentacji pracowniczej w przypadku pracownika, który ma nawiązane stosunki pracy z danym pracodawcą w poprzednim i w obecnym stanie prawnym; czy można przechowywać „stare” akta osobowe bez świadectwa pracy? (stanowisko MRPiPS),
Czy trzeba robić audyt dokumentacji pracowniczej, czy trzeba przeglądać także dokumenty zebrane przed 2016 r.? (stanowisko UODO);
- Jak audyt dokumentacji pracowniczej powinien przebiegać w praktyce?
Jakich dokumentów nie należy przechowywać w dokumentacji pracowniczej tylko w innych, odrębnych zbiorach dokumentów? (wykaz najważniejszych zbiorów dokumentów niewchodzących w skład dokumentacji pracowniczej wraz z sugerowanym okresem ich przechowywania – stanowiska MRPiPS, ZUS, UODO, w tym dotyczące pobierania dokumentów od zleceniobirców).