Audyt dokumentacji pracowniczej, w tym przed przejściem na dokumentację elektroniczną (przegląd stanowisk, pomocnicze wzory dokumentów)

• Temat: Audyt dokumentacji pracowniczej, w tym przed przejściem na dokumentację elektroniczną (przegląd stanowisk, pomocnicze wzory dokumentów)
• Data: 17.06.2021
• Godzina: 9:00 - 15:00
• Cena: Szkolenie On-Line: 350 zł netto (430,50 zł brutto), Stacjonarnie: 490 zł netto (602,70 zł brutto)
• Miejsce: On-line / Warszawa
• Wykładowca: Monika Frączek
• W cenie: Materiały szkoleniowe oraz certyfikat potwierdzający uczestnictwo w formie elektronicznej

Szkolenie potrwa 6 godz. W czasie szkolenia będzie możliwość zadawania pytań prowadzącemu. Szkolenie rozpocznie się o godzinie 9:00-15:00.

Bez konieczności instalowania jakiegokolwiek oprogramowania. (Po dokonaniu płatności wyślemy do Państwa na wskazany adres mailowy link, po kliknięciu, którego od razu połączycie się Państwo z właściwym „pokojem” szkoleniowym).

1. Jak powinny być prowadzone akta osobowe, w szczególności:
   
   • Czy dokumenty w aktach osobowych koniecznie trzeba układać w porządku chronologicznym i co to znaczy?
   • Czy akta muszą mieć wykaz zgromadzonych w nich dokumentów i jak go w razie potrzeby poprawiać?
   • Jak się potwierdza dokumenty przedkładane pracodawcy do akt?
   • Czy można mieć elektroniczną podczęść w aktach osobowych, jeżeli całe akta są papierowe? (stanowisko Ministerstwa Pracy)
   • Czy taki sam ma być układ akt pisemnych i elektronicznych?
   • Czy przed elektronizacją można mieć akta ułożone w porządku chronologicznym, a po elektronizacji ułożone w podczęsci?
   • Czy warunkiem przejścia na dokumentację elektroniczną jest złożenie druku ZUS OSW i ZUS RIA?
   • Czy przejście na dokumentację elektroniczną ma wpływ na okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?
   • Kto powinien mieć upoważnienie do przetwarzania danych osobowych (przykładowy wzór upoważnienia)?
2. Jakie dokumenty gromadzi się w części A akt osobowych zgodnie z wykładnią?
   
   • Jakie dane powinien zawierać kwestionariusz osobowy/oświadczenie o danych osoby ubiegającej się o zatrudnienie (omówienie praktycznego wzoru kwestionariusza)?
   • Czy można nie mieć kwestionariusza osobowego/oświadczenia o danych osobowych osoby ubiegającej się o zatrudnienie? Czy w części A akt osobowych można przechowywać CV, przekazane przez nowego pracownika na etapie rekrutacji? Jeżeli tak, to na jakich warunkach?,
   • Jakie dokumenty i na jakich zasadach gromadzi się w części A akt osobowych w związku z wstępnymi badaniami profilaktycznymi? Czy skierowania i orzeczenia o zdolności do pracy od innego pracodawcy to mają być oryginały czy kopie (stanowisko Ministerstwa Pracy),
   • Czy skierowania na badania wstępne mogą być elektroniczne? Czy orzeczenie o zdolności do pracy może być elektroniczne? Jak dołączyć e-skierowania i e-orzeczenia do papierowych akt osobowych? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
   • Czy w części A akt osobowych można przechowywać dokumenty pracownika – cudzoziemca? (stanowisko UODO)
   • Czy można przechowywać kopie dokumentów potwierdzających kwalifikacje? (stanowisko UODO),
   • Czy umowę przedwstępną przechowuje się w części A akt osobowych? Czy trzeba przechowywać listy motywacyjne i intencyjne? (stanowisko Ministerstwa Pracy)
3. Jakie dokumenty gromadzi się w części B akt osobowych zgodnie z wykładnią? w tym:
   
   • Jakie dane osobowe powinien zawierać kwestionariusz osobowy/oświadczenie o danych pracownika? (omówienie praktycznego wzoru kwestionariusza osobowego pracownika),
   • Czy w kwestionariuszu można pobierać daną o adresie urzędu skarbowego pracownika? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
   • Czy trzeba pozyskiwać i przetwarzać dodatkowe dane od osoby zawiadamianej w razie wypadku? Czy trzeba w tym celu tworzyć nowy dokument? (omówienie praktycznego formularza dla osoby zawiadamianej w razie wypadku),
   • Jakie dokumenty trzeba utworzyć na dane przekazywane do ZUS-u oraz na dane płacowo – podatkowe? Czy takie dokumenty można trzymać w części B akt osobowych? (stanowisko Ministerstwa Pracy)
   • Jakie dokumenty związane z egzekucją z wynagrodzenia i dobrowolną zgodą na potrącenia trzeba przechowywać w części B akt osobowych? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
   • Czy w części B akt osobowych można gromadzić dokumenty związane ze służbą wojskową pracownika? (stanowisko UODO),
   • Czy w części B akt osobowych można przechowywać orzeczenie o stopniu niepełnosprawności? (stanowisko UODO),
   • W jakim przypadku pracownicy powinni mieć przechowywane w części B akt osobowych kopie dyplomów ukończenia szkół i kopie świadectw pracy od poprzedniego pracodawcy?
   • Jak powinno brzmieć i kiedy powinno być pozyskiwane do akt osobowych oświadczenie z art. 1891 Kodeksu pracy? Jakich informacji się w nim nie wpisuje? (omówienie praktycznego wzoru tego dokumentu),
   • Jakie dokumenty związane z ustaleniem stażu pracy pracownika lub związane z korzystaniem ze szczególnych uprawnień ze stosunku pracy można gromadzić w części B akt osobowych? (przykładowy wykaz)
   • Jakie dokumenty dotyczące pracy zdalnej należy gromadzi się w części B akt osobowych? (omówienie praktycznych wzorów przydatnych dokumentów i oświadczeń),
4. Jakie dokumenty gromadzi się w części C akt osobowych zgodnie z wykładnią? W szczególności:
   
   • czy do każdego świadectwa pracy musi być sporządzana dodatkowa informacja dotycząca dokumentacji pracowniczej? (omówienie praktycznego wzoru takiej informacji),
5. Jakie są zasady gromadzenia w części D akt osobowych dokumentów dotyczących kar porządkowych? 
   
   • Ile ich może być i jak powinny być układane?
   • Ile czasu dokumenty muszą być trzymane w tej części akt osobowych i jak się je poprawnie usuwa?
   • Czy trzeba przenumerowywać podczyści w części D akt osobowych w związku z usunięciem kary porządkowej? (stanowisko PIP),
6. Jakie dokumenty gromadzi się w poszczególnych zbiorach pozostałej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy? w tym:
   
   • Jakie dokumenty gromadzi się w dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy? Jakich dokumentów nie można w niej umieszczać? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
   • Jakie dokumenty gromadzi się w związku z korzystaniem z urlopów wypoczynkowych? Czy można trzymać z nimi jeszcze jakieś inne dokumenty? Czy w tym samym miejscu przechowuje się dokumenty dotyczące dodatkowych urlopów wypoczynkowych np. z tytułu niepełnosprawności?,
   • Jakie dokumenty można trzymać w dokumentacji pracowniczej razem z listą płac?
7. Czy trzeba robić audyt dokumentacji pracowniczej i jak się postępuje z nieaktualnymi danymi w kwestionariuszach osobowych? (stanowisko Ministerstwa Pracy i UODO); 
   
   • Jak audyt dokumentacji pracowniczej powinien przebiegać w praktyce?
8. Jakich dokumentów nie należy przechowywać w dokumentacji pracowniczej tylko w innych, odrębnych zbiorach dokumentów?
   Gdzie mają leżeć deklaracje dotyczące PPK? Ile czasu i gdzie przechowywać zwolnienia lekarskie? (wykaz najważniejszych zbiorów dokumentów niewchodzących w skład dokumentacji pracowniczej wraz z sugerowanym okresem ich przechowywania – stanowiska MRPiPS, ZUS, UODO),
   
   
9. Jakich dokumentów nie powinno się w ogóle kopiować, a tylko pozyskiwać do wglądu? (stanowisko UODO).