Audyt dokumentacji pracowniczej – jak uporządkować dokumentację pracowniczą i poprawnie sporządzić wymagane dokumenty (praca w oparciu o praktyczne wzory)

Temat: Audyt dokumentacji pracowniczej – jak uporządkować dokumentację pracowniczą i poprawnie sporządzić wymagane dokumenty (praca w oparciu o praktyczne wzory)
Data: 05.02.2021
Godzina: w sumie 6h szkolenia
Cena: Szkolenie online: 350 zł netto (430,50 zł brutto) / Warszawa: 490 zł netto (602,70 zł brutto)
Miejsce: On-line / Warszawa
Wykładowca: Monika Frączek
W cenie: Materiały szkoleniowe oraz certyfikat potwierdzający uczestnictwo w formie elektronicznej

Szkolenie potrwa 6 godz. W czasie szkolenia będzie możliwość zadawania pytań prowadzącemu. Szkolenie rozpocznie się o godzinie 9:00-15:00.

Bez konieczności instalowania jakiegokolwiek oprogramowania. (Po dokonaniu płatności wyślemy do Państwa na wskazany adres mailowy link, po kliknięciu, którego od razu połączycie się Państwo z właściwym „pokojem” szkoleniowym).

Na ile zbiorów dzieli się dokumentacja pracownicza?
Które dokumenty gromadzone w dokumentacji pracowniczej muszą być utworzone w formie pisemnej? Od czego to zależy? Czy umowy np. o pracę lub o zakazie konkurencji mogą być podpisane przez pracownika odręcznie, a przez pracodawcę kwalifikowanym podpisem elektronicznym? (stanowiska ekspertów)
Które z dokumentów przedkładanych przez kandydata do pracy albo przez pracownika trzeba kopiować, a które wolno tylko pozyskać do wglądu i od czego to zależy?
Kto może mieć dostęp do danych i dokumentów gromadzonych w dokumentacji pracowniczej?
- kto powinien mieć i jakie upoważnienie do przetwarzania danych osobowych?
- która dane to dane szczególne z art. 9 RODO? (stanowisko UODO),
- jakie jeszcze dokumenty związane z przetwarzaniem danych osobowych musi tworzyć pracodawca i gdzie je przechowywać?
Jak się układa dokumenty w aktach osobowych?
- czy koniecznie trzeba je układać w porządku chronologicznym i co to znaczy?
- czy akta muszą mieć wykaz zgromadzonych w nich dokumentów?
- czy dokumenty przedkładane pracodawcy do akt to muszą być oryginały?
Jakie dokumenty gromadzi się w części A akt osobowych?
- jakie dane powinien zawierać kwestionariusz osobowy/oświadczenie o danych osoby ubiegającej się o zatrudnienie (omówienie praktycznego wzoru kwestionariusza)?
- czy można nie mieć kwestionariusza osobowego/oświadczenia o danych osobowych osoby ubiegającej się o zatrudnienie? czy w części A akt osobowych można przechowywać CV, przekazane przez nowego pracownika na etapie rekrutacji? jeżeli tak, to na jakich warunkach? (omówienie przykładowej klauzuli o zgodzie na przetwarzanie danych z CV),
- czy w części A akt osobowych trzeba przechowywać potwierdzenie spełnienia obowiązku z art. 13 RODO? (omówienie przykładowych wersji informacji na podstawie art. 13 RODO)
- w jakiej sytuacji przechowuje się w części A akt osobowych kopie dyplomów, kopie świadectw pracy oraz dokumentów potwierdzających konkretne kwalifikacje zawodowe?
- jakie dokumenty i na jakich zasadach gromadzi się w części A akt osobowych w związku z wstępnymi badaniami profilaktycznymi? Czy skierowania i orzeczenia o zdolności do pracy od innego pracodawcy to mają być oryginały czy kopie (stanowisko MRPiPS),
- czy w części A akt osobowych można przechowywać dokumenty pracownika – cudzoziemca? (stanowisko UODO)
- jakie jeszcze inne dokumenty powinno się przechowywać w części A akt osobowych, a jakich lepiej w niej nie gromadzić w związku z zasadą minimalizacji danych?
Jakie dokumenty gromadzi się w części B akt osobowych? w tym:
- jakie dane osobowe powinien zawierać kwestionariusz osobowy/oświadczenie o danych pracownika? Dlaczego warto podzielić go na dwie części? Jakie informacje i oświadczenia powinna mieć druga część takiego kwestionariusza? (omówienie praktycznego wzoru kwestionariusza osobowego pracownika),
- czy w kwestionariuszu można pobierać daną o adresie urzędu skarbowego pracownika?
- czy trzeba pozyskiwać i przetwarzać dodatkowe dane od osoby zawiadamianej w razie wypadku? czy trzeba w tym celu tworzyć nowy dokument? (omówienie praktycznego formularza dla osoby zawiadamianej w razie wypadku),
- czy w części B akt osobowych koniecznie powinna być przechowywana dana o numerze rachunku płatniczego pracownika?
- jakie dokumenty trzeba utworzyć na dane przekazywane do ZUS-u oraz na dane płacowo – podatkowe? czy takie dokumenty można trzymać w części B akt osobowych?
- czy w części B akt osobowych można gromadzić dokumenty związane ze służbą wojskową pracownika? (wykładnia UODO),
- czy w części B akt osobowych można przechowywać orzeczenie o stopniu niepełnosprawności? (stanowisko UODO),
- jakie dane należy wpisać w umowie o pracę? czy można wpisać imię i nazwisko osoby zastępowanej w umowie na zastępstwo? (stanowisko MRPiPS oraz UODO; omówienie praktycznego wzoru umowy o pracę na przykładzie umowy na zastępstwo),
- czy w części B akt osobowych trzeba przechowywać potwierdzenie spełnienia obowiązku z art. 13 RODO? (omówienie praktycznego wzoru informacji z art. 13 RODO dla pracownika, ze szczególnym uwzględnieniem informacji o okresie przetwarzania jego danych osobowych oraz aktualizacją ze względu na przetracanie danych w okresie epidemii Covid-19),
- jakie inne potwierdzenia należy przechowywać w części B akt osobowych pracownika?
- czy jacyś pracownicy powinni mieć przechowywane w części B akt osobowych kopie dyplomów ukończenia szkół i kopie świadectw pracy od poprzedniego pracodawcy?
- jakie dokumenty gromadzi się w części B akt osobowych zgodnie z postanowieniami rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej?
- jak powinno brzmieć i kiedy powinno być pozyskiwane do akt osobowych oświadczenie z art. 1891 Kodeksu pracy? Jakich informacji się w nim nie wpisuje? (omówienie praktycznego wzoru tego dokumentu),
- jakie dokumenty gromadzi się w związku z badaniami okresowymi? jak postąpić ze skierowaniami na takie badania wydanymi na początku epidemii Covid-19? czy kierować na badania przed końcem epidemii?
- jakie dokumenty gromadzi się w części B akt osobowych zgodnie z wykładnią? (stanowiska MRPiPS oraz UODO),
- jakie jeszcze dokumenty związane z ustaleniem stażu pracy pracownika lub związane z korzystaniem ze szczególnych uprawnień ze stosunku pracy można gromadzić w części B akt osobowych? (przykładowy wykaz)
- jakie dokumenty dotyczące pracy zdalnej gromadzi się w części B akt osobowych? (omówienie praktycznych wzorów przydatnych dokumentów i oświadczeń),
Jakie dokumenty gromadzi się w części C akt osobowych? W szczególności:
- czy wymienione w rozporządzeniu sprawie dokumentacji pracowniczej dokumenty to wszystkie wymagane, czy trzeba lub można gromadzić jeszcze inne dokumenty, a jeśli tak to jakie?
- czy do każdego świadectwa pracy musi być sporządzana dodatkowa informacja dotycząca dokumentacji pracowniczej? (omówienie praktycznego wzoru takiej informacji),
- ile w praktyce może być dokumentów dotyczących świadectwa pracy zgromadzonych w części C akt osobowych? (omówienie przykładowych dokumentów tworzonych m.in. w związku z obowiązkiem sprostowania świadectwa pracy),
Jakie są zasady gromadzenia w części D akt osobowych dokumentów dotyczących kar porządkowych?
- ile ich może być i jak powinny być układane?
- ile czasu dokumenty muszą być trzymane w tej części akt osobowych i jak się je poprawnie usuwa?
Jakie dokumenty gromadzi się w poszczególnych zbiorach pozostałej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej i z wykładnią? W tym:
- jakie dokumenty gromadzi się w dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy?
- jakie dokumenty gromadzi się w związku z korzystaniem z urlopów wypoczynkowych? czy można trzymać z nimi jeszcze jakieś inne dokumenty?
- jakie dokumenty można trzymać w dokumentacji pracowniczej razem z listą płac?
Jaki jest zakres dokumentów gromadzonych w „starej” i nowej dokumentacji pracowniczej w przypadku pracownika, który ma nawiązane stosunki pracy z danym pracodawcą w poprzednim i w obecnym stanie prawnym; czy można przechowywać „stare” akta osobowe bez świadectwa pracy? (stanowisko MRPiPS),
Czy trzeba robić audyt dokumentacji pracowniczej, czy trzeba przeglądać także dokumenty zebrane przez 2016 r.? (stanowisko UODO);
- jak audyt dokumentacji pracowniczej powinien przebiegać w praktyce?
Jakich dokumentów nie należy przechowywać w dokumentacji pracowniczej tylko w innych, odrębnych zbiorach dokumentów? (wykaz najważniejszych zbiorów dokumentów niewchodzących w skład dokumentacji pracowniczej wraz z sugerowanym okresem ich przechowywania – stanowiska MRPiPS, ZUS, UODO),
Co może sprawdzać PIP i urząd ochrony danych osobowych? Czy tylko dokumentację pracowniczą czy także inne zbiory dokumentów?
- kto i na jakich zasadach odpowiada za błędne gromadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej?
- czy pracodawca odpowiada w pełnym zakresie za nieprawidłowości, jeżeli powierzy przechowywania dokumentacji pracowniczej odrębnej, specjalistycznej firmie?