Telefon 22 873 11 00

Email Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

mask

Skierowania elektroniczne na badania

osoba pisząca na laptopie, słuchawkiCzy skierowanie na badanie profilaktyczne musi być pisemne, czy może być elektroniczne?
Skierowanie nie musi być koniecznie wypisane na papierze i podpisane odręcznie przez pracodawcę. Potwierdziło to Ministerstwo Pracy (stanowisko MRPiT z 5 marca 2021 r. w sprawie elektronicznych skierowań na badania profilaktyczne, Dziennik Gazeta Prawna z 25 marca 2021 r. nr 58 5466). Ministerstwo wyjaśniło, że na podstawie art. 229 § 4a Kodeksu pracy wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie przeprowadza się na podstawie skierowania wydanego przez pracodawcę. Natomiast § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 2067, z późn. zm.) określa elementy przedmiotowo istotne skierowania. Dodatkowo w załączniku nr 3a do ww. rozporządzenia został określony wzór skierowania. Przepisy Kodeksu pracy oraz ww. rozporządzenia nie narzucają formy (pisemnej lub elektronicznej) ani postaci (papierowej lub elektronicznej) tego dokumentu. Skierowanie powinno być opatrzone podpisem pracodawcy, na co wskazuje wzór skierowania. Nie a przeciwwskazań, aby własnoręczny podpis został zastąpiony elektronicznym podpisem kwalifikowanym. Spotykaną praktyką jest, zwłaszcza w okresie pandemii COVID-19, własnoręczne podpisywanie skierowania przez pracodawcę, a następnie przesyłanie go pracownikowi w formie zeskanowanego dokumentu. Dobrą praktyką byłoby więc także uzgodnienie przez pracodawcę z ośrodkiem medycyny pracy formy lub postaci skierowania. Należy również dodać, że zgodnie z § 4 ust. 1a ww. rozporządzenia, skierowanie na badania lekarskie jest wydawane w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje osoba kierowana na badania.
Przepisy nie wskazują jednoznacznie, że skierowanie na badania musi być wydane w formie pisemnej, wydaje się zatem, że pracodawca może wydać takie skierowanie także w postaci papierowej lub elektronicznej. Warto jednak podkreślić, że skierowanie to w określonych przypadkach może stanowić dowód w sprawie (np. w związku z wypadkiem przy pracy pracownika), warto zatem zadbać, aby skierowanie nie budziło wątpliwości pod względem autentyczności.
Z opinii Ministerstwa Pracy wynika, że pracodawca może podpisać skierowanie zarówno kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jak również innym elektronicznym podpisem np. profilem zaufanym albo elektronicznym podpisem osobistym. Skierowanie może także być wysłane pracownikowi w postaci dokumentowej (art. 772 Kodeksu cywilnego). Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Jak się wydaje, możliwe jest więc przekazanie skierowania za pośrednictwem odpowiedniego portalu (aplikacji), do której pracodawca, pracownik i jednostka medycyny pracy będzie mieć uwierzytelniony dostęp. Możliwe jest także przekazanie pracownikowi skanu skierowania, które zostało podpisane odręcznym podpisem pracodawcy. Pracodawca i jednostka medycyny pracy powinny ustalić odpowiednie dla obydwu stron oraz wygodne dla pracowników i pracodawców sposoby sporządzania i przekazywania skierowań na badania profilaktyczne (w tym w postaci elektronicznej) minimalizując wzajemne kontakty.

***********************************************************************************************************************************************************************

Czy orzeczenie o zdolności lub braku zdolności do pracy może być elektroniczne?
Tak. Potwierdziło to Ministerstwo Zdrowia https://www.gov.pl/web/zdrowie/komunikat-dotyczacy-wykonywania-badan-medycyny-pracy-w-okresie-epidemii-koronawirusa).
W ocenie MZ przeprowadzenie badania medycyny pracy i wydanie orzeczenia może nastąpić zdalnie. Z takiego rozwiązania może skorzystać każdy lekarz, w tym lekarz medycyny pracy. Wynika to z art. 2 ust. 4 ustawy z dnia 5 grudnia 1996 r. o wykonywaniu zawodu lekarza i lekarza dentysty, zgodnie z którym lekarz może udzielać świadczeń zdrowotnych, w tym badać stan zdrowia i wydawać orzeczenia lekarskie, za pośrednictwem systemów teleinformatycznych lub systemów łączności.

***********************************************************************************************************************************************************************

Jak dołączyć e-skierowanie na badania oraz e-orzeczenie o zdolności do pracy do papierowych akt osobowych?
W tej kwestii nie ma przepisów, trzeba posłużyć się wykładnią. Stanowisko w sprawie dołączania dokumentów elektronicznych do papierowych akt osobowych zajęło już jakiś czas temu Ministerstwo Cyfryzacji (stanowisko 4 lutego 2019 r. opublikowane w Dzienniku Gazeta Prawna z 28 lutego 2019 r. nr 42 4944). Zdaniem Ministerstwa Cyfryzacji, dobrą praktyką powinno być postępowanie jak w przypadku zmiany dokumentacji elektronicznej na papierową, zgodnie z art. 948 Kodeksu pracy.

Oznacza to konieczność:

  • wydrukowania podpisanego elektronicznie skierowania (podpisanego elektronicznie orzeczenia o zdolności do pracy),
  • opatrzenie go odręcznym podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej do prowadzenia dokumentacji pracowniczej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym. Może to polegać np. na przystawieniu pieczątki „Potwierdzam zgodność wydruku z dokumentem w postaci elektronicznej” i złożeniu odręcznego podpisu osoby zajmującej się prowadzeniem dokumentacji pracowniczej.
  • umieszczenie opisanych wydruków w papierowych aktach osobowych danego pracownika.

Jakkolwiek do papierowej części A czy B akt osobowych, pierwotnie elektroniczne skierowania i orzeczenia o zdolności do pracy wydane po wykonaniu badań wstępnych, okresowych lub kontrolnych, po wydrukowaniu i podpisaniu przez pracownika Działu Kadr zostaną dołączone poprawnie, to w systemie teleinformatycznym warto zachować oryginały tych dokumentów (co najmniej do czasu kontroli PIP, gdyż opisane zasady postępowania nie wynikają wprost z przepisów, tylko z wykładni Ministra Cyfryzacji).
Problematyczna jest natomiast kwestia, czy można zniszczyć dokument elektroniczny po przekonwertowaniu go na dokument papierowy na potrzeby umieszczenia w aktach osobowych prowadzonych w postaci pisemnej. Zdaniem Ministerstwa Pracy (stanowisko MRPiT z 25 lutego 2021 r. Dziennik Gazeta Prawna z 4 marca 2021 r. nr 4 5451) dokument elektroniczny z kwalifikowanym podpisem należy przekształcić na postać papierową i bezwzględnie umieścić w tradycyjnych aktach osobowych. Po wykonaniu takiej operacji dokument elektroniczny nie musi już być dłużej przechowywany. Przepisy nie zobowiązują pracodawcy do równoległego przechowywania tego dokumentu w postaci pierwotnej.
Jednakże do tego stanowiska zgłaszane są wątpliwości, gdyż z punktu widzenia prawa cywilnego dokumenty z podpisami kwalifikowanymi powinny być przechowywane elektronicznie i jako takie przedkładane przed sądem. Jest to istotne ze względu na domniemania dowodowe wynikające z unijnego rozporządzenia e-IDAS dotyczącego podpisów elektronicznych, czyli rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady [UE] 910/2014 z 23 września 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE; Dz.Urz. UE z 2014 r. L 257, s. 73 (Ł. Prasołek, Dziennik Gazeta Prawna z 4 marca 2021 r. nr 4 5451). Ten problem nie jest tak istotny w przypadku e-skierowania na badania profilaktyczne czy e- orzeczenia wydanego w wyniku takich badań, gdyż dokumenty te nie muszą mieć formy pisemnej w rozumieniu prawa cywilnego. Mogą bowiem być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, ale także jakimkolwiek innym legalnym podpisem elektronicznym np. profilem zaufanym, czy podpisem osobistym. Jak się wydaje, w przypadku takich dokumentów dowodem, że zostały złożone może więc być wydruk takiego dokumentu z systemu, opatrzony podpisem osoby, która tego wydruku dokonała. Nawet gdyby e-skierowanie albo e-orzeczenie zostało podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, to można przyjąć, że dowodem jego wytworzenia może być wydruk. Ponadto, gdyby była konieczność odzyskania dokumentu w wersji elektronicznej - jednostka medycyny pracy będzie w jego posiadaniu.

***********************************************************************************************************************************************************************

Czy w aktach trzyma się oryginał czy kopię skierowania na badania profilaktyczne wydany przez pracodawcę w postaci pisemnej?
Zasadą jest, że w wyniku przeprowadzenia badań wstępnych w części A akt osobowych umieszcza się oryginał orzeczenia o zdolności do pracy, a w wyniku badań okresowych i kontrolnych – w części B akt osobowych gromadzi się oryginalne orzeczenia o zdolności lub braku zdolności pracownika do pracy. Zgodnie z § 3 ust. 4 rozporządzenia MZiOS z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 2067 z późn. zm.), lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne wydaje orzeczenie lekarskie osobie badanej oraz pracodawcy. Oznacza to, że pracodawca otrzymuje swój oryginał orzeczenia lekarskiego i w takiej postaci umieszcza go w aktach osobowych.
Natomiast nie jest przesądzone, czy w aktach osobowych gromadzi oryginały czy kopie skierowania na badania profilaktyczne. Zgodnie z § 4 pkt 1a powołanego rozporządzenia w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy, skierowanie na badania profilaktyczne jest wydawane w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje osoba kierowana na badania. Drugi musi trafić do jednostki medycyny pracy. Zatem powołany przepis w ogóle nie przewiduje sporządzenia egzemplarza dla pracodawcy.
Jednakże musi on umieścić skierowanie w części A akt osobowych, zgodnie z § 3 pkt 1 i pkt 2 lit. r rozporządzenia MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369). Nie jest jednak przesądzone, czy ma to być oryginał, czy kopia. Nie ma więc przeszkód, żeby pracodawca sporządził także trzeci oryginalny egzemplarz skierowania. Wydaje się potwierdzać to praktyka, przykładowo na stronie https://www.medicover.pl/pakiety-medyczne-dla-firm/medycyna-pracy-obsluga-firm/ znajdziemy informację, że „Pracownik zgłaszając się na badania, powinien mieć ze sobą 3 egzemplarze skierowania.

 

  • Nieprawidłowe dane
    Nieprawidłowe dane
biały napis na niebieskim, tle "NEWSLETTER"

W naszym Serwisie używamy plików cookies. Korzystając dalej z Serwisu, wyrażasz zgodę na stosowanie plików cookies zgodnie z Polityką prywatności.
Wyrażenie zgody jest dobrowolne, w każdej chwili można ją cofnąć poprzez zmianę ustawień dotyczących plików „cookies” w używanej przeglądarce internetowej.
Kliknij „Akceptuję”, aby ta informacja nie wyświetlała się więcej.